Como organizar o financeiro de um escritório de advocacia pequeno

Muitos advogados abrem o próprio escritório dominando o direito e aprendendo a gestão na prática. O financeiro costuma ficar para depois: os honorários entram na conta pessoal, as despesas são pagas quando lembradas e, no fim do mês, ninguém sabe ao certo quanto o escritório lucrou.

A boa notícia é que um escritório pequeno não precisa de um sistema complexo para ter controle. Precisa de algumas regras claras e de uma rotina curta, seguida todos os meses. Este guia mostra por onde começar.

1. Separe o dinheiro do escritório do seu dinheiro

O primeiro passo, e o mais negligenciado, é separar finanças pessoais e profissionais. Quando tudo passa pela mesma conta, é impossível saber se o escritório é lucrativo ou se você está apenas trabalhando muito.

Algumas medidas simples:

• Tenha uma conta bancária exclusiva para o escritório.
• Receba todos os honorários nessa conta.
• Pague todas as despesas profissionais a partir dela.
• Defina uma retirada fixa mensal para você, como se fosse um salário, e transfira para a conta pessoal.

A forma de constituir o escritório (advogado autônomo, sociedade individual ou sociedade de advogados) tem impactos tributários e previdenciários que variam de caso para caso. Para essas decisões, consulte um contador de sua confiança.

2. Entenda os tipos de honorários que você recebe

Controlar o financeiro de um escritório de advocacia exige separar a origem de cada entrada, porque cada tipo de honorário tem uma lógica de recebimento diferente.

Honorários contratuais

São os combinados diretamente com o cliente, preferencialmente por contrato escrito. Podem ser valor fixo, parcelado, mensal (partido) ou por ato. São a entrada mais previsível e devem ser a base do planejamento.

Honorários de êxito

Também contratados com o cliente, dependem do resultado favorável da causa. Por serem incertos, não devem ser contados como receita garantida. O ideal é registrá-los como expectativa, vinculados ao processo, e só lançar como entrada quando houver recebimento.

Honorários de sucumbência

São fixados pelo juiz e pagos pela parte vencida, nos termos do CPC e do Estatuto da Advocacia. Também têm prazo incerto, porque dependem do trânsito em julgado e da fase de cumprimento.

Tabela de honorários da OAB

As seccionais da OAB publicam tabelas com valores de referência para diversos serviços. Elas ajudam a precificar e a evitar o aviltamento de honorários. Consulte a tabela da sua seccional ao montar propostas.

3. Organize contas a receber

Contas a receber são todos os valores que clientes devem ao escritório. Para cada entrada prevista, registre:

• Cliente e processo relacionado.
• Tipo de honorário.
• Valor e data de vencimento.
• Situação: a vencer, pago ou atrasado.

Vincular o lançamento ao cliente é essencial. Quando o cliente liga, você consegue ver na hora o que foi pago e o que está pendente. Uma boa gestão de clientes com ficha completa, incluindo o financeiro de cada um, evita conversas constrangedoras e cobranças esquecidas.

4. Organize contas a pagar

Do outro lado estão as despesas. Num escritório pequeno, elas costumam se dividir em:

Atenção especial às custas adiantadas em nome do cliente: registre cada uma vinculada ao processo para conseguir o reembolso depois. Sem esse registro, elas viram prejuízo silencioso.

5. Acompanhe o fluxo de caixa

Fluxo de caixa é a visão de entradas e saídas ao longo do tempo. Ele responde a perguntas simples e decisivas:

• Quanto dinheiro o escritório tem hoje?
• Quanto deve entrar e sair nos próximos 30 dias?
• Haverá saldo para pagar tudo no mês que vem?

Mesmo uma visão básica de saldo atual, entradas previstas e saídas previstas já permite antecipar meses apertados e evitar o uso do cheque especial. Em meses de recesso forense, por exemplo, o ritmo de trabalho muda e alguns recebimentos podem atrasar; planejar com antecedência faz diferença.

6. Crie uma rotina mensal de fechamento

Organização financeira não é um projeto, é um hábito. Uma rotina mensal de cerca de uma hora já resolve a maior parte dos problemas:

1. Concilie os lançamentos com o extrato bancário.
2. Atualize a situação de cada conta a receber e a pagar.
3. Cobre os honorários em atraso, de forma educada e documentada.
4. Verifique custas adiantadas que precisam ser reembolsadas.
5. Calcule o resultado do mês: entradas menos saídas.
6. Revise honorários de êxito e sucumbência que possam estar perto de serem recebidos, olhando o andamento dos processos.
7. Envie a documentação ao contador.

Para o item 6, acompanhar o andamento dos processos ajuda bastante: uma sentença favorável ou um trânsito em julgado sinalizam que um honorário de êxito ou de sucumbência pode se aproximar. O acompanhamento processual com situação padronizada facilita essa revisão.

7. Use indicadores simples

Não é preciso um painel complexo. Três números já orientam boas decisões:

• Receita mensal média dos últimos meses.
• Despesa fixa mensal, que indica quanto o escritório precisa faturar só para se manter.
• Inadimplência: percentual de honorários vencidos e não pagos.

Se a despesa fixa estiver próxima da receita média, é sinal de alerta. Se a inadimplência crescer, vale rever contratos, formas de pagamento e a política de cobrança.

Uma ferramenta que conversa com clientes e processos

Planilhas funcionam no começo, mas tendem a se desconectar do resto do trabalho. O financeiro do escritório no Push Advogado reúne honorários, contas a pagar e a receber e saldo no mesmo aplicativo em que estão clientes, processos e agenda. Na ficha do cliente, o financeiro aparece ao lado dos processos e dos dados de contato.

O plano gratuito permite começar com até 5 processos e 5 compromissos na agenda, com anúncios; o Premium custa R$ 19,99 por mês e libera tudo ilimitado, sem anúncios. Se você também quer organizar a carteira de clientes, veja o artigo sobre como organizar clientes e processos no escritório.

Perguntas frequentes

Aviso: conteúdo informativo, não substitui orientação jurídica. Confira sempre a legislação vigente, os atos do seu tribunal e a publicação oficial.